Le déménagement d’une entreprise nécessite pas mal de préparations, de formalités et peut perturber la vie d’une société.
C’est pourquoi nous vous apportons notre expertise pour réussir à déménager vos locaux efficacement.
Anticiper la programmation et l’organisation de votre déménagement
Le temps de préparation
Ce dernier va varier selon la taille de l’entreprise et le nombre de salariés : si votre entreprise a moins de 10 salariés, un mois paraît suffisant.
Si vous êtes jusqu’à 100 dans l’entreprise, on peut compter 3 mois de préparation.
Enfin, si votre société compte entre 100 et 500 collaborateurs, 6 mois seront nécessaires.
Les différentes étapes à franchir
On compte au nombre de 4, les étapes indispensables par lequel votre société va devoir passer :
- les formalités administratives
- l’organisation et le planning du déménagement
- l’empaquetage des éléments des bureaux
- l’installation dans les nouveaux locaux
Il est conseillé de faire appel à une entreprise avec de l’expérience en transfert d’entreprise pour franchir ces étapes, particulièrement si votre entreprise a plus d’une centaine de salariés. ADML est d’ailleurs la référence dans la région lyonnaise.
Nous vous détaillons nos prestations en déménagement d’entreprise ici.
Le choix des nouveaux locaux
Afin de bien choisir son nouveau siège social, il est important de dresser un cahier des charges selon vos besoins.
Il faut étudier plusieurs éléments pour trouver celui qui vous convient :
- la capacité des nouveaux bureaux. Si votre entreprise est en pleine croissance, mieux vaut anticiper et choisir des locaux un peu plus grands.
- la lumière.
- l’état du bâtiment et ses installations (bureautique, informatique, téléphonique…)
- les frais d’installation (l’isolation, l’installation électrique, la pose de cloisons…)
Enfin, votre contrat de location actuel nécessite une durée de préavis entre 3 et 6 mois, qui est à bien respecter pour ne pas engendrer des frais supplémentaires.
Bien préparer en interne votre déménagement
La communication de la nouvelle auprès de vos salariés
Pour que le déménagement se déroule dans les meilleures conditions, vos collaborateurs doivent non seulement être informés mais aussi impliqués dans ce changement.
Vous pouvez mettre en place une feuille de route et nommer des responsables au sein de vos différentes équipes. Vous gagnerez alors en coordination.
L’inventaire de votre entreprise
Faire le point sur le matériel va vous aider à faire le tri, entre ce qui est transportable, réutilisable ou bien jetable.
Cela vous permettra aussi de prévoir un budget de remplacement pour du nouveau mobilier ou du nouvel équipement informatique.
La prise de contact avec une entreprise de déménagement pour le transfert
Si vous faites appel à une société afin de réaliser le transfert de votre entreprise, vous aurez une date fixée à l’avance pour le déménagement.
Vos activités courantes seront alors organisées de manière à ce qu’elles ne soient pas perturbées.
Procéder aux différentes tâches nécessaires au déménagement de votre entreprise
Les formalités administratives
Votre changement d’adresse doit être signalé à différents interlocuteurs :
- Vos clients, fournisseurs, prestataires
- Le CFE pour la modification d’extrait K-bis, le SIRET…
- L’URSSAF, La Poste, l’URSSAF, les caisses de prélèvements etc.
Choisir un moment propice pour déménager vos bureaux
Les périodes creuses, les vacances scolaires ou encore la fin d’année fiscale sont des périodes idéales pour procéder au changement des locaux.
Les déménagements d’entreprise se font principalement le week-end, voire sur plusieurs week-end.
Si votre structure est de petite taille, vous pouvez procéder au déménagement pendant le temps de travail avec l’accord de vos salariés.
La prévision du budget pour transférer vos locaux
Votre budget total pour le transfert de votre entreprise comprend :
- les frais de déménagement pour les déménageurs que vous avez choisis.
- les coûts d’aménagement de vos nouveaux bureaux.
- l’achat de nouveaux équipements informatiques et de mobilier.
- les frais futurs des nouveaux locaux : loyer, entretien, nettoyage…
Il vaut mieux prévoir un plus gros budget pour éviter toute mauvaise surprise.
L’aménagement de vos nouveaux locaux
Pour faciliter le déménagement, il est préférable d’aménager vos nouveaux bureaux au maximum.
C’est essentiel également que les travaux soient terminés le Jour J (mise aux normes électriques, pose de faux plafonds, nouveaux revêtements…).
La préparation technique pour le jour J :
Vous faites appel à une entreprise qui va procéder au déménagement de votre société.
Voici quelques tâches à réaliser pour que cette dernière puisse le faire dans les meilleures conditions possibles.
- Transmettre au préalable, les indications techniques et le plan des placements des différents bureaux et du mobilier, s’il y a des copieurs, des téléphones, des cloisonnements, prises téléphoniques et informatiques etc.
- Bien étiqueter et emballer tout ce qui doit être déménagé.
- Signaler les éventuelles difficultés : s’il y a besoin d’un monte-meubles par exemple.
